Valores de referência em 2026
- Viatura própria do trabalhador: 0,40 €/km isento.
- Ajuda de custo diária, deslocação em território nacional: 65,89 €.
- Ajuda de custo diária, deslocação ao estrangeiro: 148,91 €.
- Membros de órgãos sociais: limites próprios, mais elevados.
- Acima dos limites, o excedente é tributado em IRS e sujeito a contribuições.
A diferença entre ajuda de custo e quilómetros
São coisas diferentes, e confundi-las costuma sair caro. A ajuda de custo paga-se por dia e cobre o que a deslocação obriga a gastar, como dormida e refeições. O subsídio de transporte em viatura própria paga-se por quilómetro e compensa o desgaste do carro de quem viaja. Na mesma viagem podem andar as duas, cada uma com o seu limite.
O que a empresa tem de conseguir provar
Transferir o dinheiro não chega. Para a despesa ser aceite e o pagamento continuar isento, tem de haver um documento interno que diga que deslocação foi aquela e o que tinha a ver com a empresa. Esse documento chama-se boletim de itinerário.
| Elemento | Porque é exigido |
|---|---|
| Nome do trabalhador | Identifica quem foi compensado |
| Matrícula e identificação da viatura | Prova que a viatura é do trabalhador, não da empresa |
| Data de cada deslocação | Liga a despesa ao período e ao projeto |
| Local de origem e de destino | Permite verificar a distância declarada |
| Número de quilómetros | Base do cálculo, multiplicada pela taxa |
| Motivo da deslocação | Demonstra o interesse da empresa, requisito da aceitação fiscal |
| Valor por quilómetro e total | O montante pago e a sua decomposição |
Faltando estes elementos, a administração fiscal pode não aceitar a despesa como gasto da empresa e passar a tratar o pagamento como rendimento do trabalhador, com o IRS e as contribuições que isso arrasta.
Tributação autónoma
Estas compensações estão sujeitas a tributação autónoma em IRC, com duas saídas. Não há tributação autónoma quando os encargos são faturados a clientes, nem quando o pagamento já é tributado em IRS do lado do trabalhador. É daquelas coisas que vale a pena confirmar com a contabilidade antes de fechar o ano.
Portagens, refeições e outros reembolsos
Portagens, parques e refeições em serviço reembolsam-se contra fatura. Ao contrário dos quilómetros, pedem comprovativo, e sempre que possível fatura com o NIF da empresa, que é o que deixa deduzir o IVA nos casos em que a lei o permite. Uma política interna de três linhas resolve quase todas as dúvidas: o que se reembolsa, com que comprovativo, até que valor.
Uma rotina mensal que funciona
- Cada pessoa regista a deslocação no momento, com data, origem, destino, motivo e quilómetros.
- As despesas que precisam de recibo ficam bloqueadas até alguém o anexar.
- O responsável aprova, com a taxa por quilómetro que a empresa definiu.
- No fecho do mês sai o boletim de itinerário por pessoa, em PDF, e o mapa de despesas em CSV para a contabilidade.
Perguntas frequentes
Quanto se paga por quilómetro em viatura própria em 2026?
O valor de referência é 0,40 € por quilómetro. Até esse montante, e cumpridos os pressupostos da deslocação, o pagamento é isento de IRS e de contribuições para a Segurança Social.
A empresa é obrigada a pagar 0,40 € por quilómetro?
Não. Os 0,40 €/km são o limite isento de tributação, não um mínimo obrigatório. A empresa pode pagar menos, ou mais, sendo que o excedente é tributado.
O que é o boletim de itinerário?
É o mapa que documenta cada deslocação feita em viatura própria, com trabalhador, viatura e matrícula, data, origem, destino, motivo, quilómetros e valor. É este papel que sustenta a despesa perante a administração fiscal.
Qual é o valor da ajuda de custo diária em 2026?
Em território nacional, 65,89 € por dia para trabalhadores em geral; nas deslocações ao estrangeiro, 148,91 €. Os membros de órgãos sociais têm limites próprios, mais elevados.
As ajudas de custo entram no recibo de vencimento?
Entram no processamento, identificadas como tal. Dentro dos limites, e sendo a deslocação real, não são tributadas. O que passar do limite paga IRS e contribuições.
Portagens e refeições pagam-se por quilómetro?
Não. São despesas autónomas, reembolsadas contra comprovativo. Os quilómetros compensam o uso da viatura.